SES Hospedajes y alquiler de vehículos
¿Estás preparado para el cambio? ¿Has oído hablar de SES HOSPEDAJES?
¿Tienes una empresa de alquiler de vehículos y has oído hablar de un decreto que va a cambiar tu forma de trabajar?. ¿Estás preocupado porque no sabes si estás preparado para este cambio tecnológico? ¿Qué obligaciones impone para tu empresa? ¿Qué sanciones conlleva su incumplimiento?.
Desde Mybooking te vamos a explicar en qué consiste exactamente ese cambio, y te ofrecemos una solución con nuestro software que te permitirá la automatización de todo este proceso, y su integración con la Plataforma SES HOSPEDAJES.
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece un marco normativo dirigido a mejorar la prevención y lucha contra el terrorismo y otros delitos graves mediante la obligación de registro y comunicación de datos de clientes por parte de las empresas que ofrecen servicios de hospedaje y alquiler de vehículos sin conductor. En este contexto, la plataforma SES HOSPEDAJES (plataforma habilitada por el Ministerio del Interior) juega un papel clave para la comunicación de los datos a las autoridades, con especial atención a la seguridad pública.
Pues bien, el próximo 2 de diciembre de 2024 finaliza la última prórroga concedida por el Ministerio del Interior para que cumplas con dicha normativa, y por lo tanto con la obligación de informar de tus reservas y alquileres, con todos los datos que ellos te piden -y ahora te explicaremos en este artículo- y que lo hagas a través de la Plataforma habilitada.
El desarrollo de estos últimos meses ha permitido a Mybooking ser pionera y única en ofrecer una solución que se adapta a dichas exigencias normativas en el ámbito de las empresas de alquiler de vehículos.
Vamos a abordar el asunto sólo en lo que refiere a empresas de alquiler de vehículos sin conductor:
¿Qué es el Real Decreto 933/2021?
Obligaciones del Real Decreto 933/2021
El decreto establece que las empresas de alquiler de vehículos sin conductor tienen la obligación de:
- Recabar y transmitir una información específica sobre los clientes y los vehículos alquilados -que ahora detallaremos-
- Conservar los datos durante al menos tres años.
- Comunicar dichos datos a las autoridades en un plazo máximo de 24 horas a través de una plataforma gestionada por el Ministerio del Interior (SES HOSPEDAJES.
La plataforma SES HOSPEDAJES
- La plataforma SES HOSPEDAJES (Sistema Estatal de Registros de Viajeros y de Hospedajes) es un sistema gestionado por el Ministerio del Interior. Su principal función es centralizar y gestionar la información que las empresas de alquiler de vehículos deben remitir.
- Objetivo de SES HOSPEDAJES: mejorar la capacidad de respuesta y prevención de delitos graves y terrorismo, al proporcionar acceso rápido a las fuerzas de seguridad del Estado a los datos de los viajeros y conductores de vehículos alquilados.
La aplicación del Real Decreto a las Empresas de Alquiler de Vehículos
Para las empresas que ofrecen alquiler de vehículos sin conductor, deben aportar la siguiente información, según se recoge en el Anexo II del citado Real Decreto:
- Datos del arrendador: NIF, nombre empresa, dirección, página web, teléfono y correo electrónico.
- Datos del arrendatario: Nombre, apellidos, tipo de documento (NIF, NIE, pasaporte), número de documento, fecha de nacimiento, dirección completa, teléfono, correo electrónico.
- Datos del conductor principal: Los mismos datos que el arrendatario y además el tipo de permiso de conducir, el número de permiso y la fecha de vencimiento.
- Datos de la transacción: Datos del contrato, datos de la ejecución (lugar, fecha y hora de recogida y devolución), datos de vehículo (tipo, marca, modelo, matrícula, número de bastidor, color y kms), forma de pago.
Los datos del arrendador se facilitarán en el momento de registrarse en la plataforma Hospedajes. Los datos del arrendatario, conductor principal y de la transacción se comunicarán de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos:
a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
b) Al inicio de los servicios contratados.
El proceso de Digitalización y Comunicación
Las empresas de alquiler de vehículos deben adaptar sus sistemas para digitalizar el proceso de recogida de datos y cumplir con la normativa. Esto implica:
- Integración de software que permita recoger, almacenar y comunicar los datos de los clientes.
- Automatización de la transmisión de datos a la plataforma SES HOSPEDAJES.
- Asegurar que la plataforma SES HOSPEDAJES recibe la información en los formatos requeridos, cumpliendo con las exigencias técnicas y de seguridad.
Consecuencias del Incumplimiento
- No cumplir con la obligación de registro o no transmitir los datos correctamente a la plataforma SES HOSPEDAJES puede acarrear multas y sanciones administrativas.
- En casos graves de incumplimiento, las autoridades pueden imponer suspensiones temporales de la actividad de la empresa.
Las sanciones se clasifican en tres niveles según la gravedad del incumplimiento:
- Infracciones leves: Son aquellas relacionadas con errores o retrasos en la comunicación de los datos, pero que no impiden la identificación del cliente o vehículo de forma completa y precisa.
- Infracciones graves: Se consideran graves los incumplimientos que afectan significativamente a la obligación de registro y comunicación de datos, tales como no comunicar dentro del plazo establecido o no llevar el registro adecuado de los clientes.
- Infracciones muy graves: Se refiere a los incumplimientos que comprometen gravemente la seguridad pública, como la ausencia total de comunicación de los datos, la falsificación de los mismos, o la negativa a cooperar con las autoridades.
Multas y Sanciones
Las sanciones por incumplimiento pueden variar según la gravedad de la infracción, y son las siguientes:
- Infracciones leves:
- Multa de hasta 600 euros.
- Estas sanciones se aplican a errores menores en la gestión de los datos, como retrasos en la transmisión de la información.
- Infracciones graves:
- Multas de entre 601 y 30.000 euros.
- En este caso, la empresa podría haber incumplido el plazo de 24 horas para comunicar los datos de los clientes, no haber registrado la información de manera completa o haber omitido datos importantes.
- Infracciones muy graves:
- Multas de entre 30.001 y 600.000 euros.
- Este tipo de sanciones se aplican en situaciones de total incumplimiento de las obligaciones de registro y comunicación, o en casos de fraude, falsificación o negativa a cooperar con las autoridades.
Suspensión de la Actividad
En casos graves o muy graves, además de las multas económicas, las empresas pueden enfrentarse a la suspensión temporal de la actividad comercial hasta que se subsanen los incumplimientos.
Factores Agravantes y Atenuantes
La cuantía de las sanciones puede variar dependiendo de una serie de factores agravantes o atenuantes, tales como:
- La intencionalidad del incumplimiento.
- El volumen de negocio de la empresa infractora.
- El perjuicio causado a la seguridad pública.
- La reincidencia en las infracciones.
Responsabilidad y Procedimiento
El procedimiento sancionador será llevado a cabo por las autoridades competentes, y las empresas tendrán derecho a formular alegaciones o recurrir las sanciones impuestas. No obstante, la responsabilidad recae principalmente en los titulares o responsables de las empresas que ofrecen los servicios de alquiler de vehículos
Impacto en las Empresas de Alquiler de Vehículos
- El Real Decreto 933/2021 exige un mayor grado de control sobre los clientes que alquilan vehículos, lo que implica una adaptación tecnológica y la integración de sistemas para facilitar la comunicación fluida con la plataforma SES HOSPEDAJES.
- Este cambio ha generado la necesidad de nuevas herramientas de software que permitan gestionar de manera eficiente los datos personales, el control del estado del alquiler y la comunicación con el sistema estatal en tiempo real.
¿Cómo puedes cumplirlo con usando Mybooking?
Mybooking está preparado para registrar, almacenar y enviar de forma automática la información al sistema de Hospedajes de forma que no te suponga una carga extra de trabajo.
En el siguiente vídeo te explicamos cómo hemos integrado en nuestra plataforma la comunicación automática de las reservas y los alquileres.
Recopilación de la información necesaria para el sistema de Hospedajes
Hemos añadido nuevos campos a la ficha del contrato para que puedas informar los datos requeridos por el sistema de Hospedajes. Tanto en el programa de gestión como en el plugin de WordPress.
En la ficha del cliente hemos añadido el tipo de documento y también hemos implementado un selector para las provincias y poblaciones de direcciones en España de forma que podamos capturar el código INE de la población. Esto es requerido en todas las direcciones.
En la ficha del conductor nos aseguramos que esté también la información del permiso de conducir : tipo, número y fecha de caducidad.
Toda esta información está disponible desde el enlace que puedes enviar al cliente para que rellene los datos de la reserva y que se integra en tu propia página web a través de nuestro plugin.
Como puedes ver en el plugin hemos configurado los campos obligatorios para asegurar que tengas toda la información que requiere el sistema de Hospedajes antes de que se presente el cliente. Puedes configurar estos campos en tu propia cuenta si lo deseas para que no tengas que preocuparte. También puedes no hacerlo y asegurarte de capturar la información con el cliente.
Comunicación de las reservas y alquileres de vehículos al sistema de Hospedajes
El objetivo que tenemos en Mybooking es que la comunicaciones se realicen automáticamente de forma que no tengas que preocuparte y puedas hacer tu día a día como siempre. Para eso tendrás que solicitar tus credenciales al sistema de Hospedajes, configurarlas y establecer el envío automático. Al hacerlo, el sistema realizará el envío cada 3 horas. Se enviará todo lo que está pendiente de envío de las últimas 48 horas. Es decir, las nuevas reservas y contratos formalizados y aquellos que tenían una incidencia. Podrás consultar el estado de las notificaciones desde el sistema.
En el apartado de analíticas y reports > informes, hemos añadido 3 nuevas funcionalidades:
- Reservas SES Hospedajes
- Alquileres SES Hospedajes
- Comunicaciones SES Hospedajes
Reservas SES Hospedajes
Aquí puedes consultar las reservas recibidas en un día y el estado de comunicación. Puedes ver si se han enviado correctamente o bien si tienes alguna información que corregir.
Alquileres SES Hospedajes
Aquí puedes consultar los contratos abiertos en un día y el estado de comunicación. Puedes ver si se ha enviado correctamente o bien si tienes alguna información que corregir.
Comunicaciones Hospedajes
Aquí puedes consultar el estado de todas las comunicaciones que se han llevado a cabo con la plataforma de Hospedajes y el resultado de las mismas.
Conclusiones
Si te dedicas al alquiler de vehículos recuerda registrarte en la plataforma de Hospedajes para poder registrar las comunicaciones. Recuerda hacer el envío en un plazo de 24 horas. Puedes hacerlo directamente en la plataforma de Hospedajes o puedes utilizar una solución que te simplifique la tarea.
¿Te gustaría conocer con más detalles cómo funciona y ver cómo podemos ayudarte?